la anticipación puede ser un éxito
en la implantación, mejorando el esfuerzo de la empresa,
(realizando las aplicaciones de forma paulatina).
Si no anticipamos la reacción de los usuarios, el
resultado será imprevisible y conducirá casi
seguro al
fracaso, por no adaptarse los usuarios a las nuevas
tecnologías.
Las principales aportaciones de las TI al mundo de la
empresa son :
NUEVAS TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN
El proceso de
incorporación de las TI a los SI, afecta a toda la empresa
(organización, estructura,
control…) y no
sólo al SI, por eso para que sea un éxito
la implantación de los avances
tecnológicos, hay que coordinar estos avances con
todas las áreas de la empresa, para que el SI resultante
sea un conjunto armonioso y que se adapte perfectamente a la
estructura de
la empresa.
Este enfoque de planteamiento global, implica que la
implantación de las TI debe ser compatible con la política general de
la
organización, y deberá materializarse en un
plan
estratégico para el sistema
informático que vamos a utilizar, como soporte de las
necesidades existentes tanto a corto como a largo plazo, teniendo
en consideración los objetivos
generales de la organización, y ser una expresión
lo más real posible de la política informática adoptada.
Por todo ello, la dirección debe tener una
participación activa en el proceso de planificación y diseño
y la implantación de las TI dentro del SI, en caso
contrario podemos tener problemas en
la elección de las aplicaciones prioritarias a utilizar,
tanto en el diseño de soluciones
para secuencias de procesos
(decisiones estructuradas y operativas), como en los intervalos
de decisión o decisiones no estructuradas que no tienen
bien definidas sus necesidades.
4.2.- EL SI COMO APOYO EN
LA TOMA DE
DECISIONES.
En cualquier organización existen distintos tipos
de SI, desde el punto de vista de la estructura funcional, los
SSI se forman alrededor de las funciones de la empresa (personal,
producción, mercadotecnia….) y cada una de estas funciones
comprende actividades en los tres niveles, de transacciones,
tomas de decisiones administrativas y estratégicas,
aplicaciones para el soporte de oficina y
departamentos y requerimientos únicos para decisiones
concretas.
Esta forma de SI para áreas funcionales, es el
modelo
más extendido de evolución de los SI dentro de la empresa,
frente a los SI globales que son menos flexibles, y será
el diseño de las relaciones y el trasvase de información de estos subsistemas de
actividades, los que configuren el SI de la empresa. Para ello se
debe estudiar el impacto que se produce entre los departamentos y
la organización de forma conjunta, buscando crear los SI
más útiles que se adapten a los existentes en ese
momento dentro de la organización.
Las necesidades de información, pueden ser
agrupadas según las áreas de la empresa que
requieran información y sus aplicaciones
concretas.
Identificamos un primer
nivel que afecta a toda la empresa (nivel
estratégico):
Son sistemas de soporte gerencial (EIS) y sus
principales usos son el de planeación
a largo plazo de las actividades (ventas,
presupuestos,
mano de obra …) y resolución de problemas.
Dirigen las decisiones no estructuradas y están
diseñados para incorporar información sobre cambios
en el entorno (nueva legislación…) y obtener
información reducida de los otros sistemas (SSD; MIS;
TPS).
Un segundo nivel de
necesidades (nivel administrativo):
Son principalmente el MIS y el SSD, los primeros
proporcionan informes y
sirven para la planeación, control y
toma de
decisiones a nivel gerencial en las áreas
funcionales.
Los SSD sirve para tomar decisiones semiestructuradas
únicas o rápidamente cambiantes que no pueden
especificar sus necesidades con antelación tienen
capacidad de análisis y extraen información del
MIS y el TPS.
El tercer nivel, serían
las aplicaciones concretas de las funciones de la
empresa.
En este nivel se encuentra el TPS (correo
electrónico, procesador de
textos…) sistemas que han sido creados para desarrollar los
programas de
la organización integrando funciones, para incrementar la
productividad
de los empleados
Además la evolución de las TI provoco
interconexiones entre empresas y
bases de
datos, facilitando diversa formas de integración y modificando las relaciones de
trabajo, reduciendo el coste de las transacciones.
Una aportación positiva de las TI a los SI, es
como ayuda a la adopción
de decisiones, a través de los Sistemas de Apoyo a la
Decisión (SAD), por medio de programas técnicos que
nos ayudan a tomar decisiones, imitando la actuación de un
experto en la materia con
problemas de representación del conocimiento,
que suponen un avance en los usos de las TI para el
SI.
Vamos a distinguir estas herramientas
en:
Secuencias de proceso. Son programas o procedimientos de
manipulación de datos bien
definidos y estables, ayudan a buscar soluciones en las
decisiones operativas y estructuradas, pues se pueden automatizar
de forma eficiente (TPS; MIS).
Intervalos de decisión. Se utiliza en decisiones
no estructuradas, son procesos de toma de decisiones, que
utilizan determinados datos, o elaboran datos que no pueden
automatizarse a través de un programa, por sus
características (esperanzas, previsiones y
evoluciones de las magnitudes) necesitando soluciones
informáticas distintas (DSS, EIS, sistemas
expertos…).
Los SAD tienen el propósito de proporcionar a los
gerentes la información necesaria en la toma de
decisiones, a través de un SI que convierta los datos
iniciales en información.
Los SAD ayudan a los gerentes a tomar decisiones en
todas las etapas:
Identificación del problema.
Selección de los datos.
Evaluación de las alternativas de
acción.
Una vez conseguida estas tres premisas, la
información resultante es la que sirve de ayuda a la
gerencia, pero
no reemplaza la toma de decisiones.
Los SI permiten a la dirección :
Recoger los datos y almacenarlos.
Procesar los datos y construir modelos de
decisión.
Examinar los efectos de las diferentes
alternativas.
Transmitir la información
seleccionada.
Primero hay que desarrollar y definir los flujos de
donde proviene la información, que principalmente son
tres:
Fluye del entorno de la organización y es
recibida como posibilidades por la dirección
(desgravaciones fiscales, reflejadas en los P.G. del Estado) y
también fluye hacia el entorno como señales a
nuestros competidores y clientes
(precios)
Incluye datos del entorno operativo de la
organización (consumidores, gobierno,
acreedores ..) y su uso sólo se reserva a las personas
implicadas.
Son las comunicaciones
operativas y de relaciones hacia abajo, hacia arriba,
horizontales y diagonales, que debemos estructurar a
través de un esquema, para poder
transmitir la información a la persona adecuada
en el momento oportuno.
Determinar las necesidades
de información. para ello se necesita responder a las
siguientes preguntas:
¿Qué tipo de decisiones se van a
tomar?
¿Que tipo de información se
necesita?
¿Qué información posee?
¿Cómo desea periodificar cada tipo de
información (mes, día, año …)?
¿Qué programas necesitamos para procesar
la información
Obtención de la
información a través de cinco pasos:
Evaluación de la calidad de la
información disponible.
Codificar la información.
Clasificar la información. Según afecte a
cada tipo de decisión.
Diseminación de la información al receptor
adecuado.
Almacenamiento de la información.
Utilización de la
información.
Dependerá de las variables de
calidad,
codificación y disponibilidad de la información
para que sea recibida en el momento adecuado por el receptor
indicado.
Las principales vías que siguen las TI, par la
ayuda en la toma de decisiones es la aparición de
programas específicos que se concretan en :
Los sistemas interactivos
de información para la decisión que
permiten:
Hacer frente a las decisiones poco o nada
estructuradas.
Diseñar BD flexibles que organicen la
información de forma estructurada en base a las
necesidades del decisor.
Las BD se gestionan por el centro de información,
en base a redes,
sistemas jerárquicos o relaciónales, utilizando
paquetes de información decisión (lotus, excel,
multiplan..)
Estos programas permiten inferir en los resultados
obteniendo muchas soluciones posibles para el decisor.
Son programas de ordenador, destinados a simular el
razonamiento humano de expertos en un determinado campo, para
resolver problemas concretos, poseen los siguientes
componentes:
Base de conocimientos con reglas de inferencia y hechos
relevantes para los expertos.
Memoria de trabajo que recoge la descripción del problema.
Motor de inferencia, interpreta y aplica las reglas, a
través de un programa
informático que recoge el razonamiento de los
expertos.
Subsistema de explicaciones, permite obtener
explicaciones parciales, de cada parte del proyecto que se
está analizando.
Subsistema de adquisición de conocimientos,
permite añadir modificaciones o nuevas aplicaciones en el
sistema.
Las funciones que desarrollan los sistema expertos
son:
Interpretación de fenómenos a partir de
datos observados.
Previsiones o inferencia de consecuencias
probables.
Diagnóstico de problemas según los datos
observados.
Configuración de determinadas especificaciones y
restricciones del modelo.
Planificación de la secuencia de acciones a
realizar, teniendo en cuenta las restricciones.
Control resultados-previsiones.
Formación en la resolución de problemas en
la empresa, por el método de
consulta.
Toma de decisiones en una secuencia de actividades a
partir de la identificación del problema.
Los sistemas de expertos aún están en fase
de desarrollo,
pero constituyen un aprendizaje
organizacional en la forma de tomar decisiones.
Para perder la rigidez, tendremos que diseñar un
proceso flexible que nos permita realizar aproximaciones
sucesivas a través de prototipos, así como la
participación de los responsables de tomar decisiones en
los SAD y no generar desequilibrios en el crecimiento de las TI
en la empresa.
4.3 LAS TI COMO MEDIO PARA
OBTENER VENTAJAS COMPETITIVAS.
Los procesos de internacionalización de mercados, y el
acceso prácticamente inmediato, a la información,
han generado dos grandes procesos estratégicos, de fondo
en el entorno económico mundial:
La aproximación de las estrategias.
La estandarización de
las tecnologías.
a) Estamos asistiendo a la consolidación del
concepto de
aldea global, que engloba la idea de una gran masa social capaz
de conocer y por tanto contagiarse, de manera casi
instantánea del flujo informativo a que se ve sometida.
Los competidores cercanos, ahora son capaces de conocer de forma
casi inmediata nuestra estrategia ante
el mercado, aunque
estén en un entorno geográfico y cultural muy
lejano y distinto.
b) El abaratamiento de costes por el uso de componentes
estándar, obliga a realizar plantas de
producción con un grado importante de
estandarización, y facilita la sustituibilidad
geográfica en la producción, debido a un acceso a
las fuentes
tecnológicas rápido y sencillo, y aumentan las
dificultades para crear ventajas competitivas.
En este contexto surgen las TI como alternativa
válida para generar ventajas competitivas y poder
permanecer en el negocio.
Dichas tecnologías están cambiando la
forma de competir de muchas empresa y en ocasiones, su
incorporación supone una ventaja competitiva de las
empresas que
las incorporan frente a las demás, transformando de forma
masiva los aspectos operativos de la CV.
La utilización del SI empresarial como fuente de
ventaja competitiva va en dos direcciones
principalmente:
Combatir las fuerzas competitivas (crear barreras para
excluir la competencia,
excluir clientes,
minimizar costes, promover la diferenciación
…).
La incorporación de tecnología al
producto,
diseño y fabricación asistida por ordenador,
automatización de fábricas, logística, etc.. mejora la calidad y reduce
costes cambiando la competencia en
las industrias,
creando las empresas líderes una gran presión
sobre sus competidores obligándoles a adaptarse a sus
competidores, creándoles unos costes
añadidos.
Las nuevas TI han modificado las áreas de
marketing y
distribución, con nuevas características en el servicio a los
clientes, métodos de
investigación de mercados,
promoción …
En un principio las TI, aparecen como un ahorro en las
tareas administrativas rutinarias, pero en la actualidad los
ahorros más significativos provienen de las actividades de
la línea en la CV, y representan operaciones que suponen a
la empresa modificaciones importante en términos de
valor
añadido.
Actualmente en un SI las TI tienden a explotar no
sólo las tareas administrativas de rutina sino en factores
críticos de la actividad y capacidad de la
organización. Los determinantes del éxito de la
empresa en el mercado son
:
1º- Conseguir que la empresa tenga una clara
definición de sus objetivos y
políticas de actuación que delimiten
su posición en el mercado.
2º- Definición de objetivos y políticas,
teniendo en cuenta las fuerzas y debilidades de la empresa, las
amenazas y oportunidades del entorno, para estar en equilibrio con
el entorno.
3º- La estrategia empresarial, esté centrada
en generar una ventaja competitiva respecto de los competidores,
en costes o en diferenciación y enfoque.
Las TI llevarán a una ventaja competitiva
sostenible bajo las siguientes circunstancias:
Implantación de TI, que reduzca el costo de
producción o aumente la diferenciación del producto,
provocando un cambio
tecnológico en el producto de forma sostenible.
Las TI hacen cambiar las directrices en costo o aumenta
la diferenciación en favor de una empresa
El cambio tecnológico y la implantación de
la tecnología mejora la estructura general del
sector industrial, proporcionando mejoras cuantitativas y
cualitativas de las actividades o procesos inherentes a ese
sector.
Goldhar y Jelinek concluyen que las ventajas que se
obtienen a través de las TI serán:
Productos personalizados y acomodados al gusto de los
clientes
Mejoras importantes en el diseño del
producto.
Tasas de producción más vinculadas a las
fluctuaciones de la demanda a
corto plazo.
Ventas más directas.
Publicidad y promoción que resaltan la capacidad del
proceso de producción.
Más precios de
oportunidad unidos a unos cambios rápidos en los
diseños de productos, que
conlleva una aceleración del ciclo de vida
de los productos.
Mayor variedad de segmentos de mercado para una empresa, que
supone una mayor sustituibilidad de los procesos, productos y
proveedores.
Acciones
estratégicas genéricas basadas en la
aplicación de las TI.
En los procesos de planificación de carácter
estratégico, vamos a incluir las TI que contribuyan a dar
forma a la estrategia del negocio que se acabe diseñando,
y definir acciones
estratégicas concretas, para obtener ventajas competitivas
sostenibles.
El proceso de planificación formal y
estructurado, con énfasis en las TI/SI (Hax y Majluf 1984)
se basa en la integración de cuatro elementos a nivel de
unidad estratégica de negocio (UEN):
La misión de
la UEN indica los productos, mercados, segmentos de clientes y
competencia de la misma.
Análisis de los factores externos del negocio, en
base a las cinco fuerzas competitivas de Porter.
Estudio de los factores internos a través de la
CV y sus necesidades de TI dentro del SI.
Análisis de las tendencias de las
TI/SI.
Esta integración del proceso de diseño de
la estrategia para las TI/SI, con el diseño de la
estrategia del negocio, se articula por el ITSGAs (information
tecnology strategic generic actions) acciones estratégicas
genéricas, basadas en la aplicación de las TI, que
transmite acciones standard para obtener ventajas competitivas
sostenibles, a través del estudio de casos análogos
que se adapten a la empresa.
ejemplo:
Las cuentas de
ahorro
familiar, son cuentas de ahorro
que poseen un servicio en el
que se adjuntan a modo de cuentas de resultados todos los
movimientos domiciliados por el usuario (ingresos –
nómina
aportaciones – y gastos – gas, luz, teléfono, colegio..-) dando la
información de forma ordenada.
Esto nos lleva a la idea de si va a ser una ventaja o
una necesidad, pues todo el sector va a realizar dicha
información, y en el caso de no ofrecerla
constituiría una desventaja.
Para la empresa estos datos le sirven para ofrecer
nuevos productos a través de este sistema (compra venta de
acciones…).
Las acciones estratégicas genéricas
basadas en las TI (ITSGA) que se identifican principalmente
son:
Incrementar el contenido de la información del
producto, diferenciándolo de la competencia.
Personalización del producto, para cada cliente en
particular.
Crear nuevos productos.
Combinar productos.
Trabajar para el cliente
(interconexión).
Conseguir que el cliente trabaje para
nosotros.
Seleccionar grupos de
clientes potenciales.
Incrementar los costes de cambio de proveedor para
nuestros clientes, pues deberán utilizar otro sistema si
cambian.
Facilitar a nuestros clientes el acceso a nuestro
sistema de transacciones (modelos de
venta).
Acceder al sistema de transacciones de nuestros
clientes
Relacionadas con el canal
de distribución:
Controlar el canal de distribución.
Desarrollar nuevos canales.
Utilizar los canales existentes para otros
propósitos.
Relacionadas con
proveedores:
Incrementar la efectividad de los proveedores (Just in
time), reduciendo el coste de almacén.
Facilitar el acceso de los proveedores a nuestro sistema
de transacciones.
Conseguir que el proveedor trabaje para
nosotros.
Acceder al sistema de transacciones de los
proveedores
Relacionadas con la
cadena de
valor:
Incrementar la eficiencia de las
actividades de la línea.
Acoplar Actividades (integración).
Reestructurar la CV, explotando los vínculos e
interrelaciones.
Posicionarse mejor desde un punto de vista estructural,
consiguiendo diferenciaciones respecto de nuestros
competidores.
De carácter
general o corporativo:
Establecer nuevas prácticas en el sector,
llegando a cambiar su estructura.
Considerar el sistema de transacciones como fuente de
ventajas competitivas.
Estas son algunas posibilidades que encontramos para
obtener ventajas por la empresa, además a nivel
corporativo se pueden obtener ventajas en los siguientes
apartados:
Segmentación de negocios,
posibilidades de compartir actividades y datos.
Integración vertical (utilizar nuevos canales de
distribución)
Estrategia horizontal, compartir clientes y ofrecer
multiproductos, transferencia de Know-How.
Dirección de la cartera de negocios,
decisiones sobre diversificación.
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